VizeBis Başvuru Takibi, acentenizin her vize dosyasını tek ekrandan yönetmenizi sağlar. Randevu, eksik evrak, konsolosluk sonucu ve pasaport teslimi gibi adımlar durum bazlı ilerler; müşteriye SMS veya e-posta ile otomatik bilgilendirme yapılabilir.
Bu rehberde neler var?
- Başvuru listesi ve durum sütunları
- Dosya oluşturma ve müşteriye bağlama
- Durum güncelleme ve zaman çizelgesi
- Eksik evrak ve hatırlatmalar
- Bildirimler (SMS / e-posta)
- Filtreleme, arama ve raporlama
- Sık sorulan sorular
Başvuru listesi ne işe yarar?
Paneldeki Başvurular ekranı, açık dosyalarınızı durumlarına göre gösterir. Her satırda genelde şunlar bulunur:
- Başvuru no / referans — dahili takip kodu
- Müşteri — başvuru sahibi (pasaport adı ile eşleşir)
- Ülke / vize tipi — Schengen turistik, iş, aile birleşimi vb.
- Durum — sürecin hangi aşamada olduğu
- Randevu tarihi — VFS / iDATA / konsolosluk randevusu
- Sorumlu danışman — dosyayı takip eden kullanıcı
Listeyi ülke, durum, tarih aralığı veya danışmana göre filtreleyebilir; isim veya pasaport numarasıyla saniyeler içinde arama yapabilirsiniz.
Yeni başvuru nasıl oluşturulur?
- Müşteriler menüsünden kaydı açın (yoksa önce müşteri ekleyin veya OCR ile pasaportu tarayın).
- Yeni başvuru ile ülke, vize tipi ve planlanan seyahat tarihlerini seçin.
- Gerekli evrak checklist’ini oluşturun veya şablondan yükleyin.
- Dosyayı kaydedin — sistem otomatik bir başvuru kaydı ve durum geçmişi açar.
İlk kez kullanıyorsanız İlk Başvuru ve İlk Müşteri Ekleme rehberlerine de bakın.
Önerilen durum akışı
Acentenize göre isimleri özelleştirebilirsiniz; tipik bir Schengen süreci şöyle ilerler:
- Taslak / Bilgi toplama — müşteri formu ve pasaport bilgileri
- Evrak bekleniyor — eksik belge listesi müşteriye iletildi
- Evrak tamam — kontrol edildi, randevu için hazır
- Randevu alındı — tarih ve merkez notlara işlendi
- Başvuru yapıldı — VFS / konsolosluk teslimi tamam
- Değerlendirmede — sonuç bekleniyor
- Onay / Red / Ek belge — sonuç kaydı
- Pasaport teslim — müşteriye iade veya kargo
- Kapandı — dosya arşivlendi
Her durum değişikliğinde VizeBis zaman çizelgesine kim, ne zaman, ne yaptı bilgisini yazar. Böylece ekip içinde “dosya nerede kaldı?” sorusu azalır.
Durum nasıl güncellenir?
- Başvuru detayını açın.
- Durum alanından yeni aşamayı seçin.
- İsteğe bağlı not ekleyin (ör. “Banka dökümü yenilendi”, “Randevu 14:30 VFS İstanbul”).
- Kaydedin. İsterseniz müşteriye otomatik SMS / e-posta bildirimi gönderilsin.
İpucu: Kritik adımlarda (randevu, ek belge talebi, sonuç) hem panele not düşün hem bildirimi açın; müşteri aramaları belirgin şekilde azalır.
Eksik evrak ve hatırlatmalar
- Başvuru içindeki belge listesinde eksikleri işaretleyin.
- Müşteriye tek tıkla eksik liste özeti gönderebilirsiniz.
- Randevu yaklaşırken veya evrak gecikince hatırlatma planlayın.
Pasaport ve form alanlarını hızlı doldurmak için OCR & AI rehberine göz atın.
Bildirimler
Başvuru takibi ile bildirimler birlikte çalışır:
- Durum değişince — “Başvurunuz değerlendirme aşamasında” gibi şablon mesajlar
- Randevu hatırlatması — bir gün önce / aynı gün
- Ek belge talebi — konsolosluk talebi panela işlendiğinde
- Sonuç bildirimi — onay veya red sonrası
Şablon metinlerini Ayarlar’dan markanıza göre düzenleyebilirsiniz. Numara ve imza satırında firma adınız görünür.
Filtre, arama ve ekip paylaşımı
- Danışman bazlı filtre: her personel kendi açık dosyalarını görür.
- Durum bazlı pano: “Evrak bekleniyor” veya “Randevu bu hafta” listeleri.
- Pasaport no / telefon / e-posta ile anlık arama.
- Notlar ve iç yorumlar: müşteriye görünmez, ekip içi iletişim için.
İyi uygulama önerileri
- Her görüşmeden sonra kısa bir not bırakın; dosya el değiştirince bağlam kaybolmasın.
- Randevu saatini hem takvime hem başvuru kaydına yazın (Randevu & Takvim).
- Sonuç geldiğinde durumu aynı gün güncelleyin; gecikmiş “değerlendirmede” dosyaları raporlarda şişer.
- Kapalı dosyaları arşivleyin; aktif liste sade kalsın.
Sık sorulan sorular
Müşteri kendi başvurusunu görebilir mi?
Paket ve ayarlarınıza bağlı olarak müşteri bilgilendirme linki veya mobil takip ekranı kullanılabilir. Panel tarafında her zaman danışman kontrolündedir.
Bir müşterinin birden fazla başvurusu olabilir mi?
Evet. Aynı kişi için farklı ülke veya tarihli dosyalar ayrı başvuru kayıtları olarak tutulur; geçmiş başvurular müşteri kartında listelenir.
Eski Excel dosyalarımı aktarabilir miyim?
Toplu müşteri / başvuru aktarımı için destek ekibinizle iletişime geçin veya CSV şablonunu kullanın. Detay için Müşteri Yönetimi sayfasına bakın.
Bildirim gitmezse ne yapmalıyım?
SMS sağlayıcı (ör. Netgsm) bakiyesini, müşteri telefon formatını (+90…) ve bildirim şablonunun aktif olup olmadığını kontrol edin. Ayarlar → Bildirimler bölümünden test mesajı gönderebilirsiniz.
Sonraki adımlar
- Açık bir dosyayı açıp durumunu güncelleyin.
- Eksik evrak listesini tamamlayın.
- Randevu tarihini kaydedip hatırlatmayı açın.
- İsterseniz ücretsiz demo ile canlıda deneyin.
Kısaca: Başvuru Takibi, Excel satırlarını “canlı dosya”ya çevirir. Durum + not + bildirim üçlüsü ile hem ekip hem müşteri aynı bilgiyi görür; kaçırılan randevu ve unutulan evrak riski düşer.