Vize acentesi ve danışmanlık ofisleri, doğası gereği yoğun kişisel veri işler: pasaport, kimlik, biyometrik fotoğraf, sağlık raporu, mali belgeler ve iletişim kayıtları. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında uyumluluk, hem yasal zorunluluk hem müşteri güveni meselesidir. Bu rehberde veri envanterinden CRM seçimine kadar pratik adımları paylaşıyoruz.
Vize dosyasında işlenen veri türleri
- Kimlik bilgileri (ad, soyad, TCKN, doğum tarihi)
- Pasaport bilgileri (MRZ, seri no, geçerlilik)
- İletişim ve adres bilgileri
- Mali belgeler (banka dökümü, maaş bordrosu)
- Seyahat planı ve konaklama detayları
- Biyometrik fotoğraf
Özel nitelikli veri ayrımı
Sağlık raporu, adli sicil kaydı gibi veriler özel nitelikli kişisel veri kapsamında değerlendirilebilir; açık rıza ve ek güvenlik önlemleri gerektirir. OCR ile pasaport okuma sırasında işlenen biyometrik veriler de hassasiyet gerektirir. Veri envanterinizde bu ayrımı net yapın.
Veri envanteri, saklama ve imha
VERBİS kaydı (eşik ve koşullara bağlı), veri envanteri, saklama süreleri ve imha politikası oluşturulmalıdır. Vize dosyaları için tipik saklama süresi işlem tamamlandıktan sonra makul bir süre; müşteri talebi ve mevzuat hükümleri çerçevesinde belirlenmelidir.
CRM/SaaS: veri işleyen sözleşmesi
Bulut tabanlı CRM kullanıyorsanız sağlayıcı "veri işleyen" statüsündedir; KVKK m.12 kapsamında veri işleyen sözleşmesi (DPA) zorunludur. Sunucu lokasyonu, alt işleyenler, şifreleme ve yedekleme politikalarını due diligence sürecinde sorun. VizeBis, vize sektörüne özel KVKK odaklı altyapı sunar — demo talep edin.
Yurt dışı veri aktarımı (m.9)
Konsolosluk, VAC veya yurt dışı merkezli SaaS sağlayıcılarına veri aktarımında KVKK m.9 hükümleri geçerlidir. Standart sözleşme hükümleri, açık rıza veya yeterlilik kararı mekanizmalarından uygun olanı kullanılmalıdır. Yurt dışı sunuculu CRM seçerken bu maddeyi atlamayın.
Pasaport teslim-tesellüm prosedürü
Fiziksel pasaport teslim alırken imzalı tesellüm formu, barkod/QR takibi ve güvenli saklama (kilitli dolap) prosedürü oluşturun. Kayıp veya yetkisiz erişim durumunda bildirim planı hazırlayın.
Go-live kontrol listesi
- Aydınlatma metni ve açık rıza formları hazır mı?
- VERBİS kaydı tamamlandı mı?
- CRM DPA imzalandı mı?
- Personel KVKK eğitimi verildi mi?
- Veri imha politikası yazıldı mı?
Dijital kurulum: CRM ve dijital kurulum. Online model: online danışmanlık.
Veri ihlali müdahale planı
Pasaport veya kimlik verisi sızdığında KVKK m.12 kapsamında 72 saat içinde Kurul'a bildirim ve ilgili kişilere bilgilendirme yükümlülüğü doğabilir. Olay müdahale planı (IRP) hazırlayın; sorumlu kişi atayın, iletişim şablonlarını önceden yazın.
Personel erişim yetkileri
CRM'de rol bazlı erişim (danışman, muhasebe, yönetici) tanımlayın. Her personelin tüm dosyalara erişmesi KVKK "veri minimizasyonu" ilkesine aykırıdır. İşten ayrılan personelin erişimini aynı gün kapatın. SaaS seçerken SSO ve 2FA desteğini kontrol edin.
Denetim hazırlığı
KVKK denetimi veya VERBİS incelemesinde veri envanteri, aydınlatma metinleri, DPA sözleşmeleri ve imha kayıtları talep edilir. Go-live öncesi bu dokümanları klasörleyin. Hub: kurulum rehberi. Demo: VizeBis.
Müşteri aydınlatma metni örneği
Aydınlatma metninde veri sorumlusu kimliği, işlenen veri kategorileri, işleme amacı, hukuki sebep, aktarım alıcıları ve haklar bölümü yer almalıdır. Vize sektörüne özel şablon kullanın; genel KVKK metinleri yetersiz kalır.
Alt işleyen listesi
CRM sağlayıcısı, SMS gateway, bulut depolama, muhasebe yazılımı ve e-posta servisi alt işleyen statüsündedir. Her biri için DPA imzalanmalı ve envanterde listelenmelidir. Yurt dışı sunuculu hizmetlerde m.9 aktarım mekanizması ayrıca değerlendirilir.
Personel laptop ve telefonlarında müşteri verisi saklanmaması için BYOD politikası oluşturun; cihaz kaybında veri ihlali riski yüksektir.
Özet ve sonraki adım
Bu rehberde ele aldığımız konular, vize acentesi kurulum kümesinin bir parçasıdır. Resmi ücretler, evrak listeleri ve mevzuat yorumları zaman içinde güncellenebilir; karar vermeden önce KTB, TÜRSAB ve GİB kaynaklarından teyit alın.
Kurulum sürecinde en sık yapılan hata, resmi belgeleri operasyonel hazırlıktan ayırarak düşünmektir. Oysa belge süreci devam ederken web sitesi, CRM, KVKK metinleri ve fiyat listesi hazırlanabilir; belge geldiği gün müşteri kabulüne başlanır. VizeBis vize acenteleri için operasyon CRM'i, VizeBis360 ise dijital ön büro çözümüdür — demo talep edin, VizeBis360 inceleyin.
İlgili yazılar: danışmanlık mı acenta mı, TÜRSAB zorunluluğu, maliyet 2026. Hub: Vize Acentesi Kurulumu 2026.
Yasal uyarı: Bilgilendirme amaçlıdır; resmi mevzuat ve 2026 ücretleri için KTB, TÜRSAB, GİB ve profesyonel danışmanınızdan teyit alın.
